การพัฒนาระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

directoroffice59-large

แนวปฏิบัติที่ดี (Best Practices)
กิจกรรม “การจัดการเอกสาร เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ”
สำนักงานผู้อำนวยการ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

1 ความสำคัญและที่มา

ด้วยจำนวนหนังสือที่มีเข้ามายังสำนักงานผู้อำนวยการ สำนักวิทยบริการและทคโนโลยีสารสนเทศ มีอัตราวันละไม่ต่ำกว่า 50 ฉบับ ซึ่งถือว่าเป็นอัตราที่ค่อนข้างสูง ทำให้เอกสารทุกฉบับที่มีเข้ามากระจุกตัวอยู่จุดรอลงทะเบียนรับ ก่อให้เกิดการไหลเวียนของเอกสารเป็นไปด้วยความไม่สะดวก  ดังนั้น สำนักงานผู้อำนวยการจึงได้จัดทำโครงการ “การจัดการเอกสาร เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ” ขึ้น เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว โดยการกลั่นกรองความรู้จากเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานผู้อำนวยการ จากผู้รู้/ผู้มีประสบการณ์/ผู้เชี่ยวชาญ  จนสกัดออกมาเป็นเทคนิคในการบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสาร ซึ่งเป็นการดำเนินงานเอกสาร      ให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลำดับขั้นตอน คือ การวางแผน การกำหนดหน้าที่ โครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร การกำหนดระบบการจัดเก็บเอกสาร การเก็บรักษา อันจะก่อให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดทั้งเวลาและแรงงาน ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพและบังเกิดประสิทธิผลในการทำงานต่อไป

2 วัตถุประสงค์/เป้าหมายของการดำเนินการ

2.1 เพื่อให้สามารถจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.2 เพื่อการนำอุปกรณ์สำนักงานมาใช้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
2.3 เพื่อมีระบบจัดเก็บเอกสารในการรองรับการจัดเก็บเข้าแฟ้ม ที่เป็นมาตรฐานและเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
2.4 เพื่อรองรับการจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม

3  ผู้ใช้ความรู้

เจ้าหน้าที่สำนักงานผู้อำนวยการ  สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

4  กระบวนการหรือขั้นตอนการจัดการความรู้

        4.1  การบ่งชี้ความรู้ 

ที่ปรึกษาโครงการและคณะกรรมการ  ประชุมเพื่อศึกษาและวิเคราะห์ปัญหาของงานปัจจุบันในการหาแนวทางการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ มีรายละเอียดดังนี้

1) วิเคราะห์ปัญหาจากระบบเดิม

            1.1 ปัญหาจากวิธีการทำงาน

1.2 ปัญหาจากขั้นตอนการส่งงาน ข้อมูลและเอกสาร

1.3 ปัญหาจากการจัดเก็บเอกสาร

4.2  การสร้างและแสวงหาความรู้

        1) ศึกษาหาข้อมูลเบื้องต้น โดยการศึกษาจากแนวปฏิบัติที่ดี ผ่านทางเว็บไซต์ สื่อสิ่งพิมพ์อื่นๆ

2) ศึกษาจากผู้มีประสบการณ์  โดยการปรึกษาผู้รู้/ผู้เชี่ยวชาญและมีความชำนาญ

4.3 การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ

 วิเคราะห์กระบวนการหนังสือ/เอกสารเข้า เพื่อกำหนดแนวปฏิบัติที่ดีในการรองรับการจัดเก็บเอกสารที่เป็นมาตรฐานและเป็นไปในแนวทางเดียวกัน

1) เจ้าหน้าที่ธุรการและสารบรรณหรือผู้ปฏิบัติหน้าที่แทนรับหนังสือ/เอกสารแล้วให้ดำเนินการแยกตามความสำคัญ และเปิดผนึกซองตามที่ได้รับมอบหมาย

            ผลการวิเคราะห์  หนังสือ/เอกสารที่มีมายังสำนักงานผู้อำนวยการทั้งหน่วยงานภายในสำนัก หน่วยงานภายนอก หรือส่วนราชการภายนอก การคัดแยกเอกสารต่างๆ ต้องคำนึงถึงการจัดลำดับความสำคัญของเอกสาร เพื่อดำเนินการก่อนหลังตามชั้นความเร็วของเอกสาร โดยแบ่งเป็น 3 ประเภท คือ

– ด่วนที่สุด  ผู้ปฏิบัติต้องปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
– ด่วนมาก  ผู้ปฏิบัติต้องปฏิบัติโดยเร็ว
– ด่วน ผู้ปฏิบัติต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้  โดยหนังสือ/เอกสาร ที่นอกเหนือจากด่วนที่สุด ด่วนมาก และด่วน ผู้ปฏิบัติจะนำไปเก็บรักษาไว้ ณ ตะกร้า “เอกสารรอลงทะเบียนรับ”  เพื่อป้องกันหนังสือ/เอกสารปะปนกับเอกสารอื่นๆ หรืออาจสูญหายได้

2) ประทับตรารับและตรารหัสหนังสือ/เอกสาร  ลงทะเบียนรับกรอกรายการในตรารับแล้วจัดแยกหนังสือ/เอกสารเข้าแฟ้มเสนอหนังสือ/เอกสาร

3)  เสนอหนังสือ/เอกสารเข้าใหม่ให้ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เพื่อรับทราบเบื้องต้น และหรือสั่งการหากมีเรื่องสำคัญ ผู้บริหารควรบันทึกย่อเรื่องไว้ในสมุดบันทึกกันลืม

ผลการวิเคราะห์  หนังสือ/เอกสาร ที่ผ่านกระบวนการที่ 3.2 ถึง 3.3 กระบวนการดังกล่าว เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ หรือผู้ปฏิบัติหน้าที่แทนจะต้องดำเนินการติดตามหนังสือให้แล้วเสร็จภายใน 1 วัน

(กรณีผู้มีอำนาจลงนามไม่อยู่หรือติดราชการให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้ลงนามแทน)

4)  เจ้าหน้าที่ธุรการและสารบรรณ หรือผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่แทนนำแฟ้มเสนอหนังสือ/เอกสาร เข้าใหม่ให้ผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายรับทราบหรือสั่งการแล้ว ดำเนินการแจ้งเวียนหน่วยงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง  โดยให้ลงชื่อรับหนังสือไว้เป็นหลักฐาน

5)  การจัดเก็บเอกสาร ให้ผู้ปฏิบัติหรือผู้ปฏิบัติแทน ดำเนินการจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม

ผลการวิเคราะห์  หนังสือ/เอกสารที่ดำเนินการเสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้วนั้น สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

1) หนังสือ/เอกสาร ที่ต้องการจัดเก็บ เช่น  ระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่งหนังสือ/เอกสารอื่นใดที่มีผลทางกฎหมาย หรือต้องจัดเก็บตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2)      พ.ศ.2548 ผู้ปฏิบัติหรือผู้ปฏิบัติหน้าที่แทน ให้ดำเนินการจัดเก็บเข้าแฟ้มทันที

2) หนังสือ/เอกสารอื่นไดที่ไม่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บและยังต้องใช้ เพื่ออ้างอิง หรือยังมีความจำเป็นต้องหยิบขึ้นมาใช้บ่อยๆ เช่น เอกสารรายงานผล, เอกสารแจ้งวาระการ  ประชุมจากกลุ่มงานต่างๆ ฯลฯ ให้ผู้ปฏิบัติหรือผู้ปฏิบัติหน้าที่แทน ดำเนินการจัดเก็บลงตะกร้า “เอกสารดำเนินการเสร็จแล้ว” (ให้ผู้ปฏิบัติเคลียร์เอกสารทุกวันที่ 15 ของเดือน)

6) การบริหารโต๊ะทำงาน ระบบการเข้า – ออก ของเอกสาร ควรจัดโต๊ะทำงานอำนวยความสะดวกของเอกสาร      ที่จะต้องผ่าน เพื่อทำให้การไหลเวียนของเอกสารเป็นไปด้วยความสะดวกและรวดเร็ว สามารถลดการปะปนของเอกสาร  อันจะก่อให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติงาน โดยทุกวันหลังเลิกงานผู้ปฏิบัติจะต้องเคลียร์โต๊ะทำงาน เพื่อเป็นการคัดกรองเอกสารที่อาจจะตกค้างจาก  ข้อ (ข้อ 2)

7) จัดหาวัสดุอุปกรณ์ไว้เพื่อรองรับการจัดเก็บเอกสารการจัดหาวัสดุอุปกรณ์ไว้เพื่อรองรับการจัดเก็บเอกสาร จะทำให้ทราบสถานะหนังสือว่าปัจจุบันอยู่ในขั้นตอนการดำเนินงานใดบ้างแล้ว นอกจากจะเก็บได้ครบถ้วน ไม่สูญหาย และเป็นระเบียบเรียบร้อยแล้ว ยังสะดวกในกรณีหากผู้ปฏิบัติงานประจำไม่อยู่ เพื่อนร่วมงานก็ยังสามารถจัดการเอกสารต่อได้อีกด้วย

4.4  การประมวลและกลั่นกรองความรู้

 

office1

รูปที่ 1  การจัดการเอกสารโดยการสร้างสถานะให้แก่หนังสือ

 

4.5  การเรียนรู้ (นำมาซึ่งองค์ความรู้)

การได้มาซึ่งองค์ความรู้ สำนักงานผู้อำนวยการได้สกัดออกมาจากการวิเคราะห์กระบวนการทำงาน (ข้อ 9.1.3.1 – 9.1.3.3) โดยมีรายละเอียด ดังนี้

1)  มีระบบการจัดการเอกสารที่เป็นมาตรฐานและเป็นไปในแนวทางเดียวกัน

2)  การคัดแยกเอกสาร ให้จัดลำดับความสำคัญ “ตามชั้นความเร็ว” ของเอกสาร

3)  เอกสารที่ไม่มีชั้นความเร็ว ให้ดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่หนังสือกำหนด

4)  ทราบสถานะเอกสารในทุกกระบวนการ

5)  การไหลเวียนของเอกสาร เป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว

6)  เคลียร์โต๊ะทำงานหลังเลิกงานทุกวัน เพื่อเป็นการคัดกรองเอกสารที่อาจจะยังตกค้างอยู่

7)  ระบบจะบังคับผู้ปฏิบัติงานให้ต้องเช็คสถานะเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้เอกสาร ไม่ตกหล่นและสูญหาย

5  องค์ความรู้หรือผลลัพธ์ที่ได้

office2

 

รูปที่ 2 องค์ความรู้หรือผลลัพธ์ที่ได้

6 ปัจจัยสู่ความสำเร็จ

  1. ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารและบุคลากรทุกระดับให้มีความรู้ความเข้าใจ ตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการความรู้ และองค์กรแห่งการเรียนรู้
  2. มีเป้าหมายและแผนการจัดการความรู้ที่ชัดเจน
  3. มีการนำเทคโนโลยีมาใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการความรู้
  4. มีการพัฒนาการจัดการความรู้อย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง
  5. มีแรงจูงใจ ด้วยการยกย่องชมเชย

7  การนำไปใช้ประโยชน์

  1. ได้แนวปฏิบัติที่ดีในการปฏิบัติงาน เป็นแนวทางในการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานสามารถนำองค์ความรู้ที่ได้รับไปปรับใช้กับงานของตนเอง
  2. ได้พัฒนางานและปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานและบริการใหม่ๆ

8  วิธีหรือเครื่องมือที่ใช้ในการประเมินผลการนำความรู้ไปใช้

แบบสัมภาษณ์

9  รายชื่อสมาชิก CoP/บุคคลที่อ้างอิง

  1. นางศศิธร หวังค้ำกลาง             ที่ปรึกษา
  2. นางอัมพร ละมัยกลาง              กรรมการ
  3. นางศิริประภา ตังโพธิ์กลาง      กรรมการ
  4. นางวรรณา มนจิตรสัมพันธ์       กรรมการ
  5. นางสุภาวดี ลาวรรณา               กรรมการและเลขานุการ

ภาพกิจกรรม

office3

offic4

News & Updates

  • KMDAY02กิจกรรม KM DAY ครั้งที่ 2
    03/15/2019
  • KMDAY01กิจกรรม KM DAY ครั้งที่ 1
  • 7NRRU Lunch Talk 2017
    05/26/2017
  • kmกิจกรรมการวิพากษ์และถอดบทเรียน : บทเรียนการพัฒนาการให้บริการเพื่อยกระดับ คุณภาพองค์กร...
    05/24/2017
  • 1กิจกรรมการจัดการความรู้ Site Visit /Lunch Talk ถอดบทเรียยนกระบวนการจัดการความรู้...
  • headการอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง กลยุทธ์การสืบค้นสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์...
    02/24/2017
  • 4การอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร :...
  • 1ARIT_KM์NRRU Show&Share 2016 การจัดการความรู้ประจำปี 2559 ณ หอประชุม 70 ปี
  • IMG_6017โครงการ”การจัดการความรู้สู่ชุมชน” ณ โรงเรียนพิมายสามัคคี1
    09/02/2016
  • 13450894_1195162617181570_7279113294781009560_nกิจกรรม iT-Care@Library เปิดให้บริการทุกวันพุธเวลา 13.00 น. เป็นต้นไป ณ บริเวณจุดบริการชั้น 5...
    07/06/2016